Compensación en nómina por error: ¿cuándo es válida y cuándo no?
1 de julio de 2025
Compensación en nómina por error: ¿cuándo es válida y cuándo no?
Cuando una empresa comete un error en la nómina y paga de más, ¿tiene derecho a corregirlo descontando el exceso directamente de futuros salarios? La respuesta del Tribunal Supremo es afirmativa, pero con importantes matices.
En un contexto marcado por la digitalización de procesos, subrogaciones de personal y cambios en los sistemas de gestión, los errores contables son cada vez más frecuentes. Ante esta realidad, la Sentencia del Tribunal Supremo n.º 449/2025 aclara cuándo una empresa puede actuar por su cuenta para corregir la nómina y cuándo debe recurrir a los tribunales.
El caso: error contable tras una subrogación
Una empresa, tras integrar trabajadores procedentes de otras compañías, modificó su sistema de nóminas. Este cambio provocó pagos indebidos, especialmente por el solapamiento entre pagas extras prorrateadas y no prorrateadas. La empresa comunicó a los trabajadores que esos importes serían descontados en los meses siguientes.
Los sindicatos impugnaron la medida, alegando que descontar unilateralmente el salario constituye una autotutela empresarial prohibida, y que solo un juez puede autorizar la devolución de cantidades cobradas indebidamente. Sin embargo, tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal Supremo desestimaron la demanda.
¿Qué establece el Supremo?
Según la sentencia, la empresa sí puede compensar en nómina de forma unilateral si se cumplen los siguientes requisitos:
La deuda es líquida: su importe puede determinarse de forma clara y objetiva.
La deuda es vencida: el derecho a reclamarla ya se ha hecho efectivo.
La deuda es exigible: existe un fundamento legítimo para reclamar su devolución.
No existe controversia razonable: no hay argumentos jurídicos fundados ni oposición válida respecto a la devolución.
En resumen, si el pago en exceso es indiscutible y no existe conflicto real sobre su origen o cuantía, la empresa puede deducirlo directamente de futuras nóminas.
Ojo con los matices
El Tribunal Supremo distingue claramente entre conflictos colectivos e individuales:
En conflictos colectivos, como el que presentaron los sindicatos, la compensación es válida solo si la reclamación no se basa en argumentos jurídicos sólidos.
En cambio, si un trabajador a título individual plantea una discrepancia razonable sobre el error, la empresa deberá acudir al juzgado para reclamar la devolución.
Cada caso debe analizarse conforme a sus circunstancias particulares. Lo que es válido en un contexto colectivo puede no serlo en una reclamación individual.
Lo que debes tener en cuenta como empresa
Para actuar correctamente ante un error de pago en nómina:
Comunica por escrito al trabajador el error detectado antes de aplicar cualquier compensación.
Evalúa si hay base razonable para una oposición individual. Si la hay, no tomes decisiones unilaterales.
En caso de conflicto colectivo, asegúrate de que la oposición no presenta fundamentos jurídicos sólidos.
Documenta detalladamente todo el proceso: detección del error, cuantificación, base jurídica y comunicación al trabajador.
La compensación en nómina por error es válida siempre que no exista una controversia legítima. Si se actúa con transparencia, trazabilidad y respeto al derecho a la defensa del trabajador, la empresa puede recuperar los importes indebidamente abonados sin intervención judicial. Sin embargo, cuando surgen dudas o discrepancias razonables, será imprescindible acudir a los tribunales para resolver el conflicto.
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