Esta orden desarrolla el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, concretando y detallando los aspectos y contenidos de carácter técnico del diseño de los programas de facturación, así como los formatos de remisión de la información a la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Proyecto de Orden por la que se
desarrollan las especificaciones técnicas y funcionales a que se refieren tanto
el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y
programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación
de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los
registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de
diciembre; como el artículo 6.5 del Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de
noviembre (Documento sometido a trámite de audiencia e información
pública el 4 de enero de 2024)
OBLIGACIÓN
FORMAL INCORPORADA A LEY GENERAL TRIBUTARIA
Con el objetivo de impedir o dificultar la fabricación,
producción, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que
permitan o faciliten la manipulación u ocultación de datos contables, de
facturación o de gestión a la Administración tributaria, el artículo
29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, ha
incorporado una nueva obligación tributaria formal, que
establece que los productores, comercializadores y usuarios de los sistemas y
programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de
facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, deben
garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad,
trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones
o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, así
como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y
utilicen formatos estándar para su legibilidad.
DESARROLLO
REGLAMENTARIO (REAL DECRETO 1007/2023, DE 5 DE DICIEMBRE)
Recogido en el Reglamento que establece los requisitos que deben
adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los
procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de
formatos de los registros de facturación, el Real Decreto 1007/2023, de 5
de diciembre, regula las normas que deben cumplir dichos sistemas con el fin de
garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad,
trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Asimismo, se introducen determinadas modificaciones en
el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación,
aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, entre las que se
encuentra el nuevo apartado 5 introducido en el artículo 6 del Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturación, donde se establece la
inclusión de un código «QR» y, en su caso, una frase en las facturas expedidas
por los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Reglamento que
establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas
informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de
empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros
de facturación.
CONTENIDO Y
ESTRUCTURA DE LA ORDEN
— Artículo
1: determina la finalidad de la orden, que es la de detallar los
aspectos técnicos, funcionales y de contenido recogidos en el Reglamento
aprobado por el Real Decreto 1007/2023, así como concretar las
especificaciones técnicas y funcionales de formación del código «QR» y, en su
caso, de la frase que deberán incluirse en las facturas expedidas por los
sistemas informáticos.
— Artículo
2: establece la posibilidad de que un mismo sistema informático de
facturación pueda dar soporte a dos o más obligados tributarios, así como las
condiciones que debe reunir este sistema informático, que se deberá comportar
como si fueran sistemas informáticos independientes para cada obligado
tributario gestionado.
Entre los requisitos exigidos se encuentran que deberá realizar de
forma separada la gestión de los registros de facturación, generar cadenas
independientes de registros de facturación para cada obligado tributario,
permitir el funcionamiento como sistema VERI*FACTU de forma independiente para
cada obligado tributario y visualizar claramente en todos los terminales
conectados al mismo, el número total y la identificación de los obligados
tributarios que gestiona.
— Artículo
3: trata de las particularidades aplicables a los «Sistemas
VERI*FACTU», presumiéndose que los sistemas informáticos que tengan la
consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas
VERI*FACTU», cumplen por diseño los requisitos y características que recogen en
esta orden.
— Artículo
4: regula que la capacidad de remisión de todos los registros de
facturación generados implica que el sistema informático deberá poder realizar
una serie de acciones tales como conectarse a Internet para comunicarse con
Sede electrónica de la AEAT, gestionar certificados electrónicos, remitir los
registros de facturación, con la estructura, formato y codificación requeridos,
usando protocolos seguros de comunicación y recibir y procesar adecuadamente
las respuestas generadas por la AEAT ante los envíos realizados.
— Artículo
5: establece los sistemas de identificación y autenticación válidos
para remitir los registros de facturación a la Sede electrónica de la Agencia
Estatal de Administración Tributaria.
Para remitir los registros de facturación a la Sede electrónica de la
Agencia Estatal de Administración Tributaria, los sistemas informáticos deberán
identificarse electrónicamente ante esta a través de los certificados
electrónicos válidos en cada momento en la Sede electrónica de la Agencia
Estatal de Administración Tributaria. Además, dichos certificados electrónicos
deberán ajustarse a las condiciones que se establezcan en la normativa vigente
en cada momento en relación con los atributos mínimos que deben incluir los
certificados electrónicos cualificados y los mecanismos que permiten verificar
su vigencia y contenido en el ámbito de las administraciones públicas.
— Artículo
6: trata sobre los requisitos que se deben cumplir para asegurar la
integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.
El sistema informático debe ser capaz de comprobar si es correcta la
huella o «hash» de cualquier registro de facturación individual generado,
debiendo firmar electrónicamente todos los registros de facturación que genere
y comprobar si es correcta la firma electrónica de cualquier registro de
facturación individual generado, así como toda o una determinada parte de la cadena
de registros de facturación.
Cuando el sistema informático detecte cualquier tipo de circunstancia
que impida garantizar o que pueda vulnerar la integridad e inalterabilidad de
los registros de facturación generados, o de su encadenamiento, deberá mostrar
una alarma que indique claramente este hecho y que sea visible en todos los
terminales conectados al sistema informático, generando el correspondiente
registro del evento.
— Artículo
7: regula la trazabilidad de los registros de facturación, estableciendo
que cada registro de alta o de anulación deberá contener un conjunto de datos
referido al registro de facturación, de alta o de anulación, inmediatamente
anterior por orden cronológico de fecha de generación, tales como el NIF del
obligado a expedir la factura a que se refiere el registro de facturación
inmediatamente anterior, el número de serie y número de la factura a que se
refiere el registro de facturación inmediatamente anterior, la fecha de
expedición de la factura a que se refiere el registro de facturación
inmediatamente anterior, los primeros 64 caracteres de la huella o “hash” del
registro de facturación inmediatamente anterior, salvo que se trate del primer
registro de facturación generado en el sistema informático desde su instalación
o puesta en marcha inicial.
Para un determinado obligado tributario, el sistema informático
producirá una única cadena de registros de facturación.
La cadena de registros de facturación generada deberá contener tanto
los registros de facturación de alta como los registros de facturación de
anulación y será necesario que el sistema informático incorpore a los registros
de facturación la fecha y hora exactas del momento en que son generados, de
acuerdo con el territorio desde donde se expide la correspondiente factura.
El sistema informático deberá permitir realizar el seguimiento de la
secuencia de la cadena de registros de facturación, tanto hacia delante como
hacia atrás, de forma rápida, fácil e intuitiva y avisar cuando detecte
cualquier tipo de circunstancia que impida garantizar o que vulnere o pueda
vulnerar la trazabilidad y el encadenamiento de los registros de facturación
generados.
— Artículo
8: regula la conservación, accesibilidad y legibilidad de los
registros de facturación, que deberá garantizarla, así como permitir el acceso
a donde estos se conserven y su recuperación y consulta en formato electrónico
legible por parte de la Administración tributaria.
Los registros de facturación podrán ser conservados fuera del sistema
informático que los generó, por lo que este deberá permitir descargar, volcar o
copiar y archivar de forma segura, mediante su exportación a un soporte de
almacenamiento externo en formato electrónico que deberá contener la copia
fidedigna de todos los registros de facturación exportados. Este proceso deberá
ser independiente de la política de copias de seguridad de los datos que
pudieran establecerse para el sistema informático.
— Artículo
9: establece las características del registro de eventos. En este
sentido, el sistema informático deberá ser capaz de detectar y registrar cuando
se produzcan, eventos tales como la instalación o puesta en marcha inicial del
sistema informático, el inicio y fin del funcionamiento del sistema informático
como sistema VERI*FACTU, el lanzamiento del proceso de detección de anomalías
en los registros de facturación, la detección de anomalías en la integridad,
inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación, el lanzamiento del
proceso de detección de anomalías en los registros de eventos, la detección de
anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de
evento, la restauración de copia de seguridad y la exportación de registros de
facturación generados en un periodo y de registros de eventos generados en un
periodo.
El sistema informático también deberá generar un registro resumen de
eventos antes de cerrarse o apagarse en formato XML y codificación UTF-8.
— Artículo
12: trata sobre la información a suministrar en los casos de
autorización o de resolución de no aplicación, por lo que antes de generar
algún registro de facturación se deberá remitir copia de la autorización en el
apartado previsto para aportar documentación complementaria dentro de la Sede
electrónica de la AEAT; y cuando exista alguna resolución de no aplicación
deberá consignarse el número de identificación de dicha resolución en los
registros de facturación de alta y de anulación.
— Artículo
13: regula que la generación de la huella o «hash» de los registros
de facturación se realizará mediante un fichero XML, usándose el algoritmo y
codificación indicados en el documento técnico que se publicará la Sede
electrónica de la AEAT, debiendo almacenarse junto con el registro de
facturación al que corresponde.
— Artículo
14: establece que, en caso de ser requerida, la generación de la
firma electrónica de los registros de facturación se realizará conforme a las
especificaciones que se recojan en la Sede electrónica de la AEAT, debiendo
almacenarse junto con el registro de facturación al que corresponde.
— Artículo
15: regula el contenido de la declaración responsable y la ubicación
de la misma, comenzando con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA
INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN», para, a continuación, contener una serie de datos
tales como el nombre y código identificador del sistema informático,
componentes, hardware y software, nombre y apellidos de la persona o razón
social de la entidad productora del sistema informático a que se refiere la
declaración responsable, NIF español de la persona o entidad productora del
sistema informático a que se refiere la declaración responsable, dirección
postal completa de contacto de la persona o entidad productora del sistema
informático a que se refiere la declaración responsable y fecha y lugar en los
que la persona o entidad productora del sistema informático suscribe la
declaración responsable del mismo, entre otros.
— Artículo
16: establece las especificaciones técnicas de la remisión
voluntaria, determinado su funcionamiento, de menare que el sistema informático
realizará el envío del primer registro de facturación a la Agencia Estatal de
Administración Tributaria, la Agencia Tributaria devolverá, entre otros datos,
un valor actualizado de los parámetros (n,t) y, para poder realizar el
siguiente envío, el sistema informático deberá esperar a tener acumulados n
registros de facturación o a que transcurran t minutos desde el anterior envío,
lo que ocurra primero. El sistema informático realizará entonces un nuevo envío
cumpliendo los parámetros anteriores, pudiendo recibir entonces una nueva
actualización de los parámetros.
Se contemplan dos tipos de ficheros para la remisión voluntaria:
Registro(s) de facturación de alta y Registro(s) de facturación de anulación.
Las incidencias que habilitan el envío de registros de facturación
agrupados deberán ser debidamente justificadas por el remitente si así se lo
requiere la AEAT.
— Artículo
17: marca las condiciones y plazos de inicio y de renuncia a la
remisión voluntaria, que podrá iniciar en cualquier momento su funcionamiento
como sistema VERI*FACTU y deberá mantenerse siempre al menos hasta el final del
año en que haya funcionado como tal, es decir, hasta el 31 de diciembre.
La forma de renunciar a que el sistema informático funcione como un
sistema VERI*FACTU será mediante la cumplimentación del campo previsto a tal
efecto en los mensajes de remisión de registros de facturación a la AEAT donde
se indicará la última fecha en la que el sistema funcionará como VERI*FACTU. El
primer mensaje en el que se rellene dicho campo informando de la fecha de fin
de funcionamiento como sistema VERI*FACTU deberá remitirse antes del final del
año natural en el que se quiera hacer efectiva la renuncia.
— Artículo
18: Indica las características y requisitos de la remisión de registros
de facturación en caso de respuesta a un requerimiento, que serán los mismos
que los especificados en esta orden para los sistemas VERI*FACTU, pero
utilizando otro servicio específico, con la estructura y contenido adaptados de
los registros de facturación.
— Artículo
19: determina las condiciones y límites de la aplicación informática
de facturación que pueda desarrollar la Administración tributaria, que deberá
ofrecer al menos funcionalidades como la captura, almacenamiento, consulta y
descarga de los datos de las facturas, la expedición de la factura en formato
imprimible en PDF, la descarga de la factura en PDF y la generación y
almacenamiento del registro de facturación.
Respecto a los límites, sólo podrá ser utilizada para expedir facturas
en nombre propio, no por un tercero o destinatario, por lo que no admitirá su
uso en los supuestos de colaboración social ni apoderamiento; para poder
acceder a la aplicación será necesario autenticarse mediante algún método
admitido por la AEAT y podrá expedirse hasta un máximo de 100 facturas por año.
— Artículo
20: regula la representación gráfica a incluir en la factura, que,
tanto si está impresa en soporte papel como si se trata de la imagen de la
misma en soporte digital, deberá incluir un código «QR» y, en caso de facturas
expedidas por «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas
VERI*FACTU», la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o
«VERI*FACTU», que deberá tener un tipo de letra y tamaño bien visibles.
En caso de que la factura se expida en un formato digital que contenga
la imagen equivalente al formato impreso de la misma, y se envíe por medios
electrónicos, al lado del código «QR» se deberá incluir el texto de la «URL»
que está codificada en el propio código «QR», con un hipervínculo o
hiperenlace.
— Artículo
21: describe el formato y contenido del código «QR» que deberá tener
un tamaño entre 30x30 y 40x40 milímetros y seguir las especificaciones de la
norma ISO/IEC 18004, y para su generación deberá emplearse el nivel M (medio)
de corrección de errores, lo que ofrece un 15 por 100 de recuperación de
caracteres.
Respecto al contenido, incluirá la «URL» del servicio de cotejo o
remisión de información por parte del receptor de la factura.
La información de la factura que formará parte de la «URL» estará integrada por el NIF del obligado a expedir la factura, el número de serie y número de la factura expedida, la fecha de expedición de la factura y el importe total de la factura.
Fuente: La Ley
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