En pleno mes de julio, muchas sociedades mercantiles se preparan para cumplir con una de las obligaciones más relevantes del calendario fiscal: el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Aunque pueda parecer un trámite rutinario, su omisión puede acarrear importantes consecuencias legales, económicas y operativas. A continuación, desglosamos los principales aspectos que deben tener en cuenta tanto las sociedades activas como las inactivas.
La mayoría de las sociedades cierran su ejercicio económico el 31 de diciembre, lo que implica que tienen hasta el 31 de julio para presentar las cuentas anuales correspondientes. Según la normativa vigente, el depósito debe realizarse en el mes siguiente a su aprobación por la junta general, junto con la certificación de los acuerdos adoptados y una copia de cada uno de los documentos contables.
La falta de depósito en el plazo previsto puede desencadenar el cierre de la hoja registral de la sociedad, lo que implica que ningún documento podrá ser inscrito en el Registro Mercantil, salvo excepciones muy concretas (como ceses o dimisiones de administradores o actos ordenados judicialmente). Además, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer sanciones económicas de entre 1.200 y 60.000 euros, en función del tamaño de la entidad.
El legislador contempla la posibilidad de que las cuentas anuales no sean aprobadas por la junta general, ya sea por un bloqueo interno, errores contables o mala gestión. En estos casos, la sociedad puede evitar el cierre registral siempre que justifique adecuadamente esta situación.
¿Cómo se acredita? Mediante una certificación del órgano de administración, con firmas legitimadas, que indique las causas de la falta de aprobación, o bien a través de una copia autorizada del acta notarial de la junta donde conste dicha circunstancia. Eso sí, la sociedad deberá reiterar esta justificación cada seis meses mientras persista la situación.
Este procedimiento permite mantener la sociedad en estado registral activo, aunque subsiste la obligación de depositar las cuentas correspondientes a ejercicios posteriores.
Aunque la sanción administrativa recae directamente sobre la sociedad, los administradores no están exentos de responsabilidad, especialmente si la falta de depósito obedece a una actuación negligente. El artículo 236 de la Ley de Sociedades de Capital establece que estos responderán frente a socios, acreedores y la propia sociedad por los daños derivados del incumplimiento de sus deberes legales.
Además, si la omisión del depósito impide detectar una causa legal de disolución, los administradores podrían asumir una responsabilidad solidaria por las deudas sociales surgidas con posterioridad a la causa, conforme al artículo 367 del texto refundido de dicha ley.
Uno de los errores más comunes es pensar que una sociedad inactiva está liberada de estas obligaciones. Nada más lejos de la realidad. Mientras la sociedad no esté formalmente disuelta, liquidada y cancelada en el Registro Mercantil, debe seguir cumpliendo con sus obligaciones legales y fiscales, incluyendo el depósito de cuentas.
Aunque no se realicen operaciones económicas, la sociedad puede tener movimientos contables derivados de gastos bancarios, amortizaciones, seguros o alquileres, entre otros. Además, la inactividad continuada durante un año constituye causa legal de disolución, según el artículo 363 de la Ley de Sociedades de Capital.
En resumen, el depósito de cuentas no es una mera formalidad, sino una obligación legal con importantes implicaciones. Evitar sanciones, cierres registrales y eventuales responsabilidades personales pasa por actuar con diligencia, incluso en casos de inactividad o falta de aprobación en junta.
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